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Como configurar um sistema de digitalização de documentos À medida que as resoluções de Ano Novo vão, passar sem papel é um concorrente perene do Top 10, em algum lugar entre perder peso e economizar dinheiro. Mas se você já resolveu digitalizar seus documentos antes, aprendeu que falar sobre isso é uma coisa. Na verdade, fazer isso é uma proposta complicada. Se você é como a maioria das pessoas, você já está confortável com o gerenciamento de seus dados digitais de entrada é o documento persistente, esse é o problema. Para ser honesto, você provavelmente nunca impedirá que todos os últimos pedaços de papel cruzem a sua mesa, então a digitalização é essencial. A varredura pode ser um processo complexo que requer hardware sólido, muito armazenamento (offline ou on-line) e nenhuma pequena quantidade de dedicação pessoal. Heres como simplificar tudo isso e tornar a digitalização tão indolor quanto possível. Selecione o hardware certo Youll rapidamente lamentando outra resolução falhada se o seu hardware não for até a tarefa. A boa notícia é que a maioria dos fabricantes de impressoras agora produz dispositivos capazes de fornecer tudo com qualidade em um mesmo chassi como uma impressora colorida, copiadora e fax, muitas vezes por 200 ou menos. Revisar scanners está fora do escopo desta história, mas o PCWorld felizmente fez esse levantamento pesado para você. Certifique-se de que você considera apenas os dispositivos que incluem um alimentador de folhas e um duplexador. As melhores intenções para reduzir o papel foram torpedeadas ao ter que colocar originais em um scanner de mesa uma por vez ou lidar com varreduras descombobuladas com suas páginas fora de ordem. A velocidade de varredura deve ser outra consideração primordial, uma vez que a digitalização é uma atividade que você simplesmente não quer se demorar. Quanto mais pessoas estiverem usando seu scanner, mais rápido e mais cheio de recursos você quer que seja. Nossa Lexmark OfficeEdge Pro5500, de pontuação máxima, pode escanear até 10 páginas a cores de um lado por minuto, enquanto o CLX-6260FW da Samsung é mais rico (e maior) para 20 páginas por minuto. Se você apenas antecipe ter que verificar uma dúzia de páginas por sessão, a velocidade não será um grande problema. Mas quando essas páginas começam a superar 50 ou 60, as economias de tempo oferecidas por um scanner mais rápido podem realmente se somar. Digitalize até 10 páginas a cores de um lado por minuto com o Lexmark OfficeEdge Pro5500. Outra opção é um aparelho de digitalização como Neats NeatDesk ou Fujitsus ScanSnap. Que são scanners autônomos (não impressoras) projetados para transformar a digitalização em uma tarefa simples e indolor, tirando o incômodo do processo e integrando os serviços da nuvem (mais sobre isso mais adiante) de perto com o hardware. Se você não se importar de ter um equipamento extra na sua mesa (uma vez que você provavelmente ainda precisa de uma impressora), elas são capazes de soluções. Soluções móveis como o Brother DS-920dw também estão disponíveis para usuários em movimento. Impressoras móveis como a Brother DS-920dw trazem a funcionalidade de seus equivalentes de desktop em um pacote portátil. Software de digitalização As boas notícias: a digitalização tornou-se integrada em uma grande quantidade de programas de software e aplicativos móveis, além das opções oferecidas pelos dispositivos de hardware diretamente. A má notícia: isso lhe dá, o usuário, talvez muitas opções para escolher. Você pode digitalizar diretamente do sistema operacional, incluindo o Mac OS e várias versões do Windows, assim como aplicativos como o Word e o Acrobat. Os dispositivos móveis agora oferecem uma infinidade de aplicativos de digitalização, permitindo que você use a câmera de seus telefones em vez de um dispositivo diferente para fins de arquivamento de documentos, provavelmente você deseja manter um scanner legitimo que ofereça melhor qualidade. O método que você escolher é em grande parte irrelevante, mas a maioria dos usuários provavelmente encontrará o software incluído com seu scanner, a opção mais simples e direta. A principal consideração a perguntar é o que o programa faz com os documentos digitalizados. Se você pretende arquivá-los no seu PC, você quer um sistema que possa colocá-los facilmente em uma pasta que você especifica. Se você planeja arquivá-los on-line, você quer um que funcione bem com o seu serviço na nuvem de escolha. Levando-o para a nuvem O avanço mais crítico no mundo da digitalização nos últimos anos tem sido a integração da nuvem com software e hardware de digitalização. Agora, em vez de ter que encontrar e administrar o armazenamento local para todos os seus documentos digitalizados e depois lidar com arquivos on-line, você pode enviar varreduras para seu sistema de armazenamento on-line de escolha diretamente do scanner. A Finovera baixará as demonstrações financeiras diretamente para sua conta da nuvem e também inclui a digitalização de documentos como recurso. Os exemplos são muito numerosos para descreverem completamente. Por exemplo, o Fujitsu ScanSnap pode enviar documentos para o SugarSync, Evernote, Google Drive e outros locais on-line, enquanto os scanners Epsons Scan to Cloud podem salvar diretamente em Box, Dropbox, Evernote e Google Drive. Você precisará passar algum tempo configurando as coisas, mas, uma vez configurado, você pode reduzir o esforço do intermediário de copiar arquivos manualmente para a nuvem para backup. Outros serviços similares são focados exclusivamente no armazenamento em nuvem e incluem a digitalização de documentos como recurso. Confira SimpleScan e Finovera. Que são projetados para desvira-lo de depender do armazenamento local, colocando tudo online, embora alguns possam ter alguma preocupação inicial ao confiar em suas vidas financeiras inteiras para um serviço em nuvem. Marcação e arquivamento Agora, para as más notícias: Não importa onde você armazene seus arquivos em linha ou não, você precisará fazer pelo menos algum trabalho para gerenciá-los. Só porque você está escaneando coisas não significa que vai ser fácil de encontrar mais tarde. Como o advogado Tom Flores observa, o único pior do que assistir um advogado à procura de um documento em uma caixa de papelão dos banqueiros está assistindo um advogado tentar virar documentos em um tablet. Pense nos arquivos conforme você digitalizá-los, marcando-os adequadamente e arquivando-os no lugar apropriado. Os arquivos digitalizados devem ter um nome apropriado e ser arquivados em uma pasta adequadamente marcada. (Apps como o Evernote são projetados para tornar este tipo de organização fácil para você, então aproveite-o.) Além disso, você deve usar OCR sempre que possível para garantir que o conteúdo de cada arquivo seja arquivado e pesquisável, aumentando drasticamente o valor de seu Digitaliza. Gerenciamento do fluxo de trabalho Finalmente, a digitalização envolve algum esforço físico e mental da sua parte. Esse tipo de esforço de mão-de-obra dificilmente está no topo de qualquer lista de tarefas ocupadas, mas é importante que as verificações sejam completadas regularmente para garantir que seu sistema de digitalização mantenha seu valor. No melhor dos casos, todo o papel seria imediatamente escaneado e reciclado assim que atingir sua mesa, mas isso provavelmente é excessivamente otimista. Dependendo das especificidades do seu trabalho e do volume do papel que você recebe, o trabalho de digitalização pode ser feito com segurança em uma programação de uma vez ou duas vezes por semana, desde que fique com ela e não deixe a caixa na caixa ficar muito alta . A digitalização precisa se tornar um hábito. E você pode usar seus dias de folga para se inscrever para declarações eletrônicas, cancelar a inscrição de correspondências não essenciais e conversar com os clientes sobre sua preferência por comunicações eletrônicas. Para comentar sobre este artigo e outros conteúdos do PCWorld, visite nossa página do Facebook ou nosso feed do Twitter. Christopher Null é um veterano jornalista de tecnologia e negócios. Ele contribui regularmente para TechHive, PCWorld e Wired, e opera os sites Drinkhacker e Film Racket. Save agora com transferências de dinheiro mais inteligentes. Eu não tenho nada além de comentários positivos sobre o OFX. 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